418-650-4144

Préambule​

Le Fleuriste des Quatre-Bourgeois S.E.N.C. est une petite entreprise enregistrée comme société en nom collectif. Sa mission est de préparer des arrangements floraux à prix concurrentiels pour toutes les occasions de la vie courante. Il s’y fabrique aussi des décorations à base de plantes, de fleurs naturelles ou artificielles pour égayer les espaces résidentiels et commerciaux (bureaux, salles de réception).  Les informations personnelles recueillies sont essentiellement celles nécessaires à la vente et à la livraison d’arrangements floraux ou de plantes, demandées par la clientèle.

 

Renseignements personnels recueillis

Les renseignements personnels sont recueillis de diverses façons, à savoir : sur place lorsque les clients se présentent, par téléphone, par internet à partir de notre propre site ou encore en provenance de compagnie d’échanges floraux internationaux desquelles nous sommes membres.

 

Renseignements personnels transmis

Les renseignements personnels relatives à la livraison sont ensuite fournis à la compagnie de livraison Transcourrier 2000 inc. qui effectue les livraisons pour le compte du Fleuriste des Quatre-Bourgeois.

 

Nature des renseignements personnels selon leur provenance

 

• Clientèle sur place
  Lorsque le ou la cliente se présente sur place pour l’achat d’un arrangement floral pour lui ou elle-même, seules les informations de paiement et les renseignements relatifs à la livraison sont recueillis. Les informations de paiement ne servent qu’à finaliser la transaction et ne sont pas conservées. Quant aux renseignements nécessaires pour la livraison le cas échéant, ceux-ci comprennent : le nom de la personne qui recevra l’arrangement floral, son adresse, son numéro de téléphone. Le nom de la personne qui a commandé l’arrangement est également noté ainsi que son numéro de téléphone au cas où il serait impossible de faire la livraison (absence de la personne qui reçoit, refus de la personne qui reçoit, etc.).
   

• Commande téléphonique
  Lors d’une commande téléphonique, outre les renseignements nécessaires à la préparation de l’arrangement floral, les informations suivantes sont notées : la date de la commande, la date de la livraison, le nom et les coordonnées (adresse et numéro de téléphone) de la personne qui recevra l’arrangement floral, la description de la commande, le message à ajouter à l’envoi, le prix demandé par le client et ses coordonnées (numéro de téléphone ou adresse internet si et seulement si, ce dernier désire une copie du reçu de caisse) ainsi que ses informations bancaires (carte de crédit ou virement bancaire). Ces informations sont compilées manuellement dans un formulaire appelé « Bon de commande ». Quant aux renseignements nécessaires pour la livraison le cas échéant, ceux-ci comprennent : le nom de la personne qui recevra l’arrangement floral, son adresse, son numéro de téléphone. Ces renseignements sont ensuite copiés manuellement sur le bordereau fourni à cette fin par la compagnie Transcourrier 2000 inc. .
   

• Commande en provenance de notre site internet (WIX)
  Bien que la plateforme WIX sur laquelle est notre site internet le permette, seule la fonction « commande » est utilisée car Le Fleuriste des Quatre-Bourgeois s.e.n.c. n’est pas informatisé dans le sens où, aucun renseignement en provenance du site n’est utilisé pour des campagnes de publicité ou autres compilations, seules les statistiques compilées automatiquement par WIX sur les volumes de commandes reçus apparaissent sur le site de manière dénominalisée et ne servent pas. La plateforme n’est pas exploitée.
  
  Ainsi les renseignements recueillis par Le Fleuriste des Quatre-Bourgeois s.e.n.c. sur son site internet sont ceux nécessaires à la prise de commande à savoir : le nom de la personne qui commande l’arrangement foral, son adresse internet et son numéro de téléphone, le nom de l’arrangement floral choisi, son prix auquel s’ajoute les taxes lors de l’achat (les information bancaires du client sont gérées par les compagnies Paypal,  Stripe ou Square et ne sont pas visibles pour le fleuriste),  le nom de la personne qui doit recevoir l’arrangement floral, la date et l’adresse de livraison et le numéro de téléphone de cette dernière.
   

• Commande en provenance des compagnies FTD et Téléflora
  Les compagnies FTD (Florist Transworld Delivery) et Téléflora sont des compagnies internationales qui permettent aux fleuristes de livrer partout dans le monde. Les clients passent directement leur commande à FTD ou Téléflora lesquelles distribuent ensuite les commandes aux fleuristes des régions concernées. Les renseignements reçus par les fleuristes qui exécuteront la commande sont : le nom de la personne qui recevra l’arrangement floral, son adresse et son numéro de téléphone, la description et le prix de l’arrangement floral, le message à mettre sur la carte d’accompagnement (dans certains cas il peut y avoir des instructions spéciales comme par exemple la personne travaille jusqu’à 16h00), la date et les instructions de livraisons (par exemple livrer avant midi) ainsi que les coordonnées du fleuriste qui envoie la commande. Comme pour toute autre commande, seules les informations pour la livraison sont transmises au coursier.
   

• Facebook, Instagram, Messenger, ou autres
  Les clients qui souhaitent passer commande par ces systèmes sont invités automatiquement à téléphoner directement à la boutique ou encore à utiliser notre site internet.

 

Collecte des renseignements et traitement de l’information

Le Fleuriste des Quatre-Bourgeois s.e.n.c. est avant tout une boutique-artisane dont les ressources sont limitées, en conséquence la collecte des renseignements fournis par les clients est minimale et sert exclusivement à répondre à la commande effectuée par ce dernier.

Une fois la commande et sa livraison effectuée, les informations sont archivées en cas de réclamation de la part du client puis conservées durant la période requise par Revenu Québec afin de s’assurer, le cas échéant, d’avoir une preuve de transaction en cas d’enquête.

 

Utilisateurs des renseignements personnels identifiés lors des commandes

Toutes les employées du Fleuriste des Quatre-Bourgeois s.e.n.c. ont pour tâche principale de compléter les commandes effectuées par les clients quelques soient leur provenance et par conséquent, sont à même de prendre connaissance des informations transmises pour réaliser celles-ci. Les commandes réalisées, les bons de commande sont serrés dans les endroits désignés à cette fin. Il en est de même des bordereaux utilisés pour la livraison.

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Personne responsable de la protection des renseignements personnels

De par sa présence sur place, c’est Mme Sophie Bernier copropriétaire du Fleuriste des Quatre-Bourgeois s.e.n.c. qui est responsable de la protection des renseignements personnels. Elle peut être rejointe par courriel à l’adresse lefleuriste4bourgeois@gmail.com ou encore au 418-650-4144.

 

Lorsqu’un problème de fonctionnement survient sur le site internet, un appel peut être fait à un tiers avec une délégation d’accès, lorsque cela dépasse la compétence du commerce. Ces délégations sont révisées annuellement.

 

Modalités en cas de bris de confidentialité des renseignements personnels

Lorsqu’un tel incident arrive, un rapport écrit est réalisé avec les informations suivantes:

• une description des circonstances de l’événement et, si elle est connue,  de la cause;

• le moment où est survenue l’événement et si possible une description des renseignements personnels touchés pas l’incident;

• le nombre approximatif de personnes touchées;

• les mesures prises pour limiter l’incident et réduire les risques pour les personnes touchées;

• les mesures qu’a pris l’organisation ou que prendra l’organisation pour qu’un tel événement ne se reproduise;

• les mesures prises pour aviser les personnes touchées ainsi que les coordonnées de la personne ressource qui a travaillé à limiter le risque.

 

Registre des événements

Le Registre des événements répertorie les situations indésirables qui ont été vécues en cours d’année en matière de bris de protection des renseignements personnels.